
Organizando tu Lugar de Trabajo con 5S
¿Alguna vez has tenido que trabajar en un entorno desordenado? Si es así, sabrás lo frustrante e incómodo que puede ser. Simplemente encontrar cosas toma tiempo y es difícil lograr hacer algo. En contraste, un espacio de trabajo ordenado y sin desorden te brinda una sensación de claridad y control. Todo está en el lugar correcto, por lo que puedes trabajar de manera eficiente.
Asegurar que tu espacio de trabajo esté en orden tiene varios beneficios:
•Las herramientas y materiales son fáciles de encontrar y usar.
•Tu entorno es agradable para trabajar.
•Es menos probable que cometas errores.
•Eres mucho más productivo porque no pierdes tiempo y esfuerzo buscando cosas.
Con Lean, puedes lograr un espacio de trabajo ordenado y limpio siguiendo el proceso de cinco pasos llamado 5S. En el japonés original, estos cinco pasos se conocen como Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Estos términos se pueden traducir como clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y mantener.
1. Clasificar (Sort)
El primer paso es clasificar todas las herramientas y materiales en tu espacio de trabajo y marcar con etiquetas rojas aquellos elementos que realmente no necesitas.
Los elementos etiquetados en rojo deben trasladarse a un área de retención y documentarse para que todos los artículos descartados sean contabilizados. El inventario excesivo, el equipo innecesario y los artículos duplicados deben almacenarse o trasladarse a otra estación de trabajo. Los artículos defectuosos, obsoletos o inútiles deben ser descartados.
Las fotografías del “antes y después” son una forma rápida y útil de documentar el proceso.
2. Ordenar (Set in Order)
El segundo paso es colocar las herramientas y materiales que necesitas de manera que sean fáciles de encontrar, usar y volver a guardar.
Todo debe tener un lugar designado que requiera el menor esfuerzo y movimiento para alcanzarlo y utilizarlo. Normalmente, debes colocar herramientas y equipos en una disposición secuencial según el orden en que los necesitas para completar tu trabajo.
Crear señales visuales, como marcas de pintura, códigos de colores y etiquetas, puede ayudarte a encontrar y devolver cada artículo a su área designada.
3. Limpiar (Shine)
Limpiar consiste en mantener las cosas ordenadas e higiénicas. Los equipos y superficies deben limpiarse al menos una vez al día, el suelo debe barrerse y las áreas designadas deben repintarse regularmente para que sigan siendo fáciles de identificar.
El paso de limpieza debe ser un aspecto integral y programado del trabajo diario de todos los empleados.
4. Estandarizar (Standardize)
Los procesos de clasificación, orden y limpieza en los espacios de trabajo deben estandarizarse para que todos conozcan sus responsabilidades, los pasos puedan realizarse de manera rápida y eficiente, y su ejecución se convierta en un hábito.
Cuando sea posible, estos estándares deben mostrarse claramente para que todos puedan seguir los pasos y volverse competentes en su aplicación rápidamente.
5. Mantener (Sustain)
Una vez que se han establecido los procesos para mantener los entornos de trabajo limpios y ordenados, es importante mantenerlos en el tiempo.
Los empleados deben ser monitoreados y evaluados regularmente para garantizar el cumplimiento. También deben estar comprometidos con el proceso. Para ello, todos deben comprender por qué 5S es importante, disponer de suficiente tiempo para implementar los pasos y recibir el apoyo necesario de sus gerentes y líderes de equipo.
Ofrecer recompensas o reconocimientos es útil, al igual que incluir tiempos designados de limpieza en los horarios de trabajo.
Cuando se clasifiquen los entornos de trabajo para eliminar elementos no deseados, es fundamental involucrar a las personas adecuadas. La gestión debe apoyar el proceso, pero quienes realmente deben realizar la clasificación son los empleados en el terreno. Todos los miembros del equipo deben trabajar juntos para organizar el espacio que utilizan.
En un contexto de equipo, puedes seguir estos pasos para coordinar el proceso de clasificación:
•Designar un área para los artículos no deseados.
•Establecer criterios para decidir si un artículo es necesario.
•Identificar y etiquetar los elementos innecesarios.
•Colocar los artículos etiquetados en rojo en el área designada.
•Dar a los líderes de equipo o gerentes la responsabilidad de manejar los artículos no deseados, ya sea eliminándolos, donándolos, reasignándolos o devolviéndolos al espacio de trabajo.
La información visual es un concepto clave en la manufactura Lean. En el momento en que necesitas algo, deberías poder localizarlo de un vistazo. La información debe proporcionarse en el punto de necesidad.
Puedes utilizar señales visuales al aplicar 5S de varias maneras:
•Usar etiquetas o dibujar líneas para indicar dónde pertenecen las cosas.
•Mostrar especificaciones y medidas directamente en los equipos o superficies de trabajo.
•Señalizar equipos, materiales o procesos peligrosos con señales llamativas, como luces de advertencia o símbolos.
•Optimizar el inventario con tarjetas kanban.
•Proporcionar retroalimentación sobre el desempeño de las máquinas mediante indicadores visibles en la línea de visión del operador.
•Organizar los espacios de trabajo para que las personas puedan comunicarse fácilmente con sus colegas.
•Exhibir métricas de desempeño y pautas de procedimientos donde los empleados puedan consultarlas.
Para mejorar la eficiencia y la seguridad, y reducir el estrés laboral, puedes implementar la metodología 5S de Lean para garantizar áreas de trabajo limpias y bien organizadas.
Los pasos de 5S incluyen clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y mantener. Primero, los artículos deben clasificarse y eliminarse aquellos innecesarios.
Luego, los elementos y equipos restantes deben colocarse de manera que promuevan un flujo de trabajo secuencial y facilidad de movimiento. También es importante usar señales visuales para ayudar a los empleados a encontrar artículos o emitir advertencias de seguridad relevantes.
Las áreas de trabajo y los equipos deben limpiarse y mantenerse regularmente, y luego los procesos y rutinas deben estandarizarse.
Finalmente, las prácticas de 5S deben mantenerse mediante monitoreo y apoyo continuo.

Especialista en Medicina de Emergencias
Especialista Gerencia en Salud
Magister Proyectos educativos mediados por TIC